Fatura entegrasyonu nedir?
Fatura entegrasyonu, sitene düşen bir siparişin bilgilerini muhasebe ya da e-fatura programına otomatik aktarıp faturanın elle uğraşmadan kesilmesidir. Müşteri adı, adresi, vergi bilgisi, ürünler, KDV ve kargo tutarı siparişten okunur; programda yeniden yazılmaz.
Günde birkaç siparişte elle fatura kesmek idare edilebilir. Sipariş sayısı arttığında ya da kampanya günlerinde ise yanlış tutar, eksik adres, unutulan fatura ve gecikmiş kargo gibi sorunlar birikir. Entegrasyon bu tekrar eden işi makineye bırakır, sen yalnızca istisnalarla ilgilenirsin.
Bu iş tek başına bir fatura butonu değildir. Doğru kurulduğunda sipariş, cari hesap, stok ve kargo aynı akışın parçaları olur ve muhasebeci ile mağaza ekibi aynı rakamlara bakar.
Kuyumcu, doğal taş mağazası, butik ya da toptancı fark etmez; faturayı geciken her sipariş kargoyu da geciktirir. Entegrasyon kurulduğunda paketleme ekibi faturayı beklemeden çalışır, muhasebe tarafı da gün sonunda eksik belge aramaz.
e-Fatura mı, e-Arşiv fatura mı kesilir?
Alıcı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura kesilir. E-ticarette bireysel müşteri siparişlerinin çoğu e-Arşiv'e, firma ve bayi siparişleri ise çoğu zaman e-Fatura'ya düşer.
Entegrasyonda bu ayrımı sipariş anında yapmak gerekir. Kullandığın program alıcının vergi numarasıyla kayıtlı kullanıcı sorgusunu destekliyorsa belge türü otomatik seçilir; desteklemiyorsa ödeme sayfasında "bireysel / kurumsal" seçimiyle ilerleriz.
Kurumsal siparişlerde vergi dairesi ve vergi numarası alanlarının doğru doldurulması önemlidir. Ödeme sayfasında bu alanları yalnızca kurumsal seçildiğinde gösterir, eksik bilgiyle siparişin tamamlanmasını engelleriz; bireysel müşteri gereksiz alanlarla uğraşmaz.
Senin e-Fatura ve e-Arşiv mükellefiyetin, fatura seri ve numaralandırma kuralların gibi konular mali müşavirinin alanıdır. Biz teknik akışı kurarız, muhasebe kararlarını mali müşavirinle birlikte netleştirmeni öneririz.
| Konu | e-Fatura | e-Arşiv fatura |
|---|---|---|
| Kime kesilir | GİB e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılara | e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara |
| Tipik e-ticaret örneği | Firma ya da bayi siparişi | Bireysel müşteri siparişi |
| Alıcıya ulaşma | Alıcının e-Fatura sistemine iletilir | Genellikle e-posta ya da bağlantı ile iletilir |
| Entegrasyondaki seçim | Alıcının kayıtlı olup olmadığına göre | Kayıt yoksa ya da bireysel siparişte |
Hangi muhasebe ve ön muhasebe programlarıyla çalışır?
Dış bağlantıya izin veren bir API (uygulama programlama arayüzü) sunan ön muhasebe, e-fatura ya da ERP programlarıyla çalışabiliriz. Örneğin Paraşüt, Logo, Mikro, Nebim, Luca ya da BizimHesap gibi programlar bu kapsamda değerlendirilebilir.
Uygunluk her zaman programın API'sine bağlıdır. Aynı markanın farklı sürüm ya da paketlerinde API erişimi açık veya kapalı olabilir, bazı programlarda ek modül ya da yetki gerekebilir. Bu yüzden tanışma görüşmesinde önce senin kullandığın sürümü ve API erişimini kontrol ederiz.
Programın bulutta mı yoksa şirket sunucusunda mı çalıştığı da yöntemi etkiler. Şirket içinde kurulu programlarda bağlantının güvenli bir yoldan yapılması için gerekirse bilgi işlem sorumlunla birlikte çalışırız.
Programın API sunmuyorsa bunu açıkça söyleriz. Mümkünse siparişleri programın içe aktarabileceği bir dosya biçiminde hazırlayan yarı otomatik bir yol önerir ya da API sunan bir e-fatura hizmetine geçişin sana uyup uymadığını birlikte konuşuruz.
Kullandığın programı değiştirmek zorunda değilsin. Amacımız mevcut düzenine uyan bir bağlantı kurmaktır; ekibin alıştığı programda çalışmaya devam eder, siparişler oraya kendiliğinden gelir.
Sipariş gelince neler otomatik olur?
Sipariş ödemesi onaylandığında fatura kesilir, cari kart açılır ya da güncellenir, stok düşer ve istenirse kargo kaydı aynı anda oluşturulur. Hangi adımın hangi sipariş durumunda çalışacağına sen karar verirsin; örneğin havale ile gelen siparişte fatura, ödeme onaylanınca kesilir.
Kurulumda genellikle şu adımları birbirine bağlarız:
Kurallar senin işine göre değişir. Örneğin kapıda ödemeli siparişte faturanın kargoya verilirken, ön siparişli üründe ise ürün hazır olduğunda kesilmesini isteyebilirsin; akışı bu ayrıntılara göre kurarız.
Fatura kesilemezse, örneğin vergi numarası eksikse ya da programa o an ulaşılamıyorsa, sipariş sessizce kaybolmaz. Hata kaydı tutulur ve ilgili kişiye bildirilir.
- Siparişe göre e-Arşiv ya da e-Fatura oluşturma ve faturanın müşteriye iletilmesi
- Müşteri için cari kart açma ya da mevcut cariyle eşleştirme
- Ürünlerin stok koduyla programdaki stok kartlarına bağlanması
- Kargo ücretinin, indirimlerin ve kupon tutarlarının faturaya doğru yansıması
- İptal ve iade durumları için sipariş durumuna bağlı kurallar
Pazaryeri siparişlerinin faturası
Pazaryeri siparişleri de faturalanabilir; Trendyol, Hepsiburada, n11, Amazon, Çiçeksepeti ve PttAVM siparişlerini kendi ürünümüz Entegrecim ile tek panelde topladığımızda bu siparişler aynı fatura akışına girer. Böylece sitenden ve pazaryerlerinden gelen her sipariş tek bir kurala göre faturalanır.
Bazı pazaryerleri fatura bilgisinin ya da belgesinin kendi sistemlerine iletilmesini ister. Pazaryerinin sunduğu imkâna göre bu adımı da akışa ekleyebiliriz; satıcı panelinde tek tek fatura yükleme işi ortadan kalkar.
Kanal bazında farklı kurallar da tanımlanabilir. Örneğin pazaryeri siparişleri için ayrı bir fatura serisi ya da açıklama kullanmak istiyorsan bunu mali müşavirinin önerisine göre ayarlarız.
Pazaryeri komisyonları ve kargo kesintileri gibi kalemler ayrı bir muhasebe konusudur. Bu bilgileri raporlamak istiyorsan pazaryerinin sunduğu verilere göre ayrı bir rapor ya da yönetim paneli de hazırlayabiliriz.
Stok ve cari eşitleme
Fatura entegrasyonunun görünmeyen ama en çok iş kazandıran kısmı stok ve cari eşitlemedir. Sipariş faturalandığında programdaki stok da düşer; depodaki sayım ile sitedeki stok aynı rakamı gösterir.
Bunun çalışması için ürünlerin sitede ve programda aynı stok koduyla tanımlı olması gerekir. Binlerce ürünlü mağazalarda bu eşleştirme kurulumun en dikkat isteyen adımıdır; Konya Doğal Taş Evi'nde ERP stok eşitlemesini kurarken de önce ürün kodlarını düzenledik.
Varyantlı ürünlerde (yüzük ölçüsü, renk, beden) her varyantın programda kendi stok kartı olup olmayacağını baştan netleştiririz. Bu karar hem stok takibinin doğruluğunu hem de faturadaki ürün adının nasıl görüneceğini belirler.
Bayi ve kurumsal müşterilerle çalışıyorsan cari bakiyeleri, açık hesap ve tahsilat bilgisini programla eşitlemek de mümkündür. Bu ihtiyaç genişledikçe bir B2B bayi paneliyle birleştirmek mantıklı hâle gelir.
Güvenli kurulum: önce test, sonra canlı
Kurulumu önce test ortamında yaparız; canlı siteye ve gerçek faturalara dokunmadan siparişleri kopya sitede deneriz. Birçok e-fatura hizmeti test hesabı sunar, sunmuyorsa denemeyi seninle ve mali müşavirinle planlayarak birkaç kontrollü siparişle yaparız.
Her değişiklik öncesinde sana sorarız; hangi sipariş durumunda fatura kesileceği, iade kuralları ve belge türü seçimi senin onayınla belirlenir. Fiyat, ihtiyacını dinledikten sonra kalem kalem yazılı teklif olarak gelir.
Yayından sonra da yanında oluruz. Programın güncellendiğinde ya da yeni bir satış kanalı eklediğinde akışı kontrol eder, gerekiyorsa uyarlarız.
Başlamak için kullandığın programı, sürümünü ve satış kanallarını WhatsApp'tan, [email protected] adresinden ya da iletişim formundan yazman yeterli.