Kargo entegrasyonu nedir?
Kargo entegrasyonu, sitene düşen siparişin alıcı ve paket bilgilerinin kargo firmasının sistemine otomatik iletilmesi ve gönderi kaydının elle girilmeden açılmasıdır. Kargo firmasının paneline girip her siparişi tek tek yazmak yerine etiketi siparişin içinden yazdırırsın.
Elle girişte en sık yaşanan sorunlar yanlış yazılan adres, karışan telefon numarası ve müşteriye hiç iletilmeyen takip numarasıdır. Günde birkaç paket gönderen bir butikte bu idare edilebilir; kampanya döneminde yüzlerce paket hazırlayan bir mağazada ise zaman ve hata maliyeti hızla büyür.
Entegrasyon kurulduğunda paketleme masasındaki iş basitleşir: sipariş listesi açılır, etiketler toplu yazdırılır, paketler kargoya teslim edilir. Takip numarası siparişe kendiliğinden işlenir.
Bu iş genellikle fatura entegrasyonuyla birlikte kurulur. Sipariş onaylandığında fatura kesilir, kargo kaydı açılır ve stok düşer; mağaza ekibi aynı bilgiyi üç ayrı yere girmez.
Hangi kargo firmalarıyla çalışılır?
Yurtiçi Kargo, Aras Kargo, MNG Kargo, PTT Kargo, Sürat Kargo ve HepsiJet gibi gönderici entegrasyonu sunan firmalarla, firmanın API'si üzerinden çalışabiliriz. Bağlantı için firmayla yaptığın anlaşmaya ait müşteri numarası ve entegrasyon bilgileri gerekir.
Pazaryeri siparişlerinde durum biraz farklıdır. Trendyol, Hepsiburada gibi pazaryerleri çoğu zaman kendi anlaşmalı kargo seçeneklerini (ör. Trendyol Express, HepsiJet) ve kendi etiketlerini kullanır. Bu siparişleri kendi ürünümüz Entegrecim ile tek panelde topladığımızda pazaryerinin verdiği kargo bilgisi de aynı ekranda görünür.
Firmaların API imkânları birbirinden farklıdır; bazısı etiketi doğrudan üretir, bazısı yalnızca gönderi numarası verir, bazısında ek yetki açtırmak gerekir. Tanışma görüşmesinde senin anlaşmalı firmanın neyi desteklediğini kontrol eder, akışı ona göre kurarız.
Birden fazla firmayla çalışmak da mümkündür. Örneğin büyük ve ağır paketleri bir firmayla, küçük takı paketlerini başka bir firmayla göndermek isteyebilirsin.
Kargo firmanın panelinde kayıtlı gönderici adreslerin ya da depo bilgilerin varsa entegrasyon bunları kullanır. Birden fazla depodan gönderi yapıyorsan siparişin hangi depodan çıkacağı da kural olarak tanımlanabilir.
| İş | Elle | Entegrasyonla |
|---|---|---|
| Gönderi kaydı | Kargo panelinde tek tek yazılır | Siparişten otomatik açılır |
| Etiket ve barkod | Ayrı panelden yazdırılır | Sipariş listesinden toplu yazdırılır |
| Takip numarası | Siparişe elle kopyalanır | Siparişe kendiliğinden işlenir |
| Müşteri bildirimi | Unutulabilir ya da gecikebilir | E-posta ya da WhatsApp ile otomatik gider |
| Teslim durumu | Tek tek kontrol edilir | Sipariş durumu güncellenebilir |
Barkod ve kargo etiketi nasıl oluşur?
Sipariş hazırlığa alındığında sistem kargo firmasına gönderi kaydını iletir, firma bir gönderi numarası ya da barkod döner ve etiket bu bilgiyle yazdırılır. Etiket üzerinde alıcı adı, adres, telefon ve firmanın okuyacağı barkod yer alır.
Etiketleri tek tek ya da toplu yazdırabilirsin. Termal etiket yazıcısı kullanıyorsan etiket boyutunu yazıcına göre ayarlarız; A4 yazıcıyla çalışıyorsan sayfa düzenini ona göre hazırlarız.
Paket bilgisi de önemlidir. Desi ve ağırlık ürün kartından okunabilir, birden fazla parçalı siparişlerde koli sayısı tanımlanabilir; böylece kargo firmasının hesapladığı ücret ile senin beklediğin ücret arasındaki farklar azalır.
Etiket yazdırıldığında sipariş durumu kendiliğinden "kargoya hazır" olarak güncellenebilir. Depo ekibi hangi paketin hazır, hangisinin beklemede olduğunu tek listeden görür.
Kurumsal siparişlerde faturayı paketle birlikte göndermek isteyebilirsin. Fatura entegrasyonu da kuruluysa etiketle birlikte faturanın çıktısı da aynı anda hazırlanabilir.
Takip numarası müşteriye nasıl ulaşır?
Takip numarası siparişe işlendiği anda müşteriye e-posta ile, istenirse WhatsApp üzerinden otomatik iletilir ve müşterinin hesabındaki sipariş sayfasında görünür. Müşteri tek tıkla kargo firmasının takip sayfasına gider.
Bildirim metnini senin markana göre yazarız. Kuyumcu için özenli bir paket notu, toptancı için sade bir sevk bilgisi gibi ton farkları müşteri deneyimini etkiler.
"Kargom nerede?" sorusu çoğu mağazada destek mesajlarının büyük kısmını oluşturur. Takip bilgisi zamanında ve görünür bir yerde olduğunda bu yazışmalar azalır, ekibin satış sorularına daha çok vakit ayırır.
Teslimat aşamaları da bildirim konusu olabilir: "kargoya verildi", "dağıtıma çıktı", "teslim edildi" gibi. Hangi aşamada mesaj gideceğini kargo firmasının sunduğu durum bilgilerine göre birlikte seçeriz.
WhatsApp bildirimleri için WhatsApp Business API ve müşterinin izni gerekir. Bu kısmı WhatsApp entegrasyonu sayfamızda ayrıntılı anlattık.
Kargo kuralları ve otomasyonlar
Kargo entegrasyonu yalnızca etiket basmak değildir; hangi siparişin hangi firmayla, hangi koşulla gönderileceğini kurallarla belirleyebilirsin. Kurallar bir kez yazılır ve her siparişte kendiliğinden uygulanır.
Sık kurduğumuz kurallardan bazıları:
Kurallar mağazanın ürün yapısına göre şekillenir. Doğal taş ya da mobilya gibi ağır ve hacimli ürünlerde desi hesabı önem kazanırken, kuyumcuda değerli gönderiler için firmanın sunduğu ek güvence seçenekleri gündeme gelebilir.
İade süreci de bu kısma dahildir. Firmanın sunduğu imkâna göre müşteriye iade kodu üretmek ve iade dönen paketi siparişle eşleştirmek mümkündür; böylece iadeler ayrı bir Excel tablosunda takip edilmez.
- Desi ya da ağırlığa göre kargo firması seçimi
- Belirli bir tutarın üzerindeki siparişlerde ücretsiz kargo
- Kapıda ödeme gibi seçeneklerin, firmanın sunduğu hizmete göre açılması
- Teslim edilen siparişin durumunun otomatik "tamamlandı" olarak güncellenmesi
- Teslim edilemeyen ya da iade dönen gönderilerin ayrı listede toplanması
WooCommerce ve diğer altyapılarda kurulum
Ana uzmanlığımız WooCommerce olduğu için kargo entegrasyonunu en çok WooCommerce mağazalarında kuruyoruz. Shopify, İkas, Ticimax, IdeaSoft, T-Soft, OpenCart gibi altyapılarda ise yöntemi altyapının sunduğu imkânlara göre belirleriz.
Bazı altyapılarda hazır kargo modülleri bulunur. Hazır modül işini görüyorsa bunu söyler, gerekiyorsa yalnızca ayarlarını yaparız; işini görmüyorsa ihtiyacına uygun özel bir bağlantı geliştiririz.
Siparişlerin bir kısmı ERP ya da depo programından yönetiliyorsa kargo kaydını oradan açmak daha doğru olabilir. Akışı senin depo düzenine göre çizer, aynı siparişin iki kez kargoya verilmesini engelleriz.
Platform değiştirmeyi düşünüyorsan, örneğin Shopify, İkas ya da Ticimax'ten WooCommerce'e geçiyorsan, kargo bağlantısını taşıma planının içine alırız. Böylece yeni sitede ilk günden etiket ve takip akışı hazır olur.
Kurulum: önce kopyada test, sonra canlı
Önce kargo anlaşmanı, gönderi hacmini ve paketleme düzenini dinler, ardından canlı siteye dokunmadan kopya sitede bağlantıyı kurarız. Test gönderileriyle etiket, barkod ve takip numarası akışını birlikte kontrol ederiz.
Her değişiklik öncesinde sana sorarız; kargo kuralları, bildirim metinleri ve etiket düzeni senin onayınla canlıya alınır. Fiyat, ihtiyacını dinledikten sonra kalem kalem yazılı teklifle paylaşılır.
Yayından sonraki ilk günlerde depo ekibinle birlikte çalışırız. Paketleme sırasında ortaya çıkan küçük ihtiyaçları, örneğin etiketteki bir alanın yerini ya da toplu yazdırma sırasını, hemen düzenleriz.
Kargo firmanı ileride değiştirirsen akışın geri kalanı aynı kalır; yalnızca yeni firmanın bağlantısı eklenir ve kurallar güncellenir.
Başlamak için çalıştığın kargo firmalarını ve satış kanallarını WhatsApp'tan, [email protected] adresinden ya da iletişim formundan yazman yeterli.